Мы не можем отказаться от выполнения своих обязанностей. По-хорошему, коллегам и подчинённым тоже надо помогать. И да, авралы случаются, временами приходится работать сверхурочно. «Нет» надо говорить не самой работе, а попыткам навязать неприемлемые для нас условия ее выполнения.
Для этого необходимы хорошие личные границы (можно прочитать здесь: «Про личные границы: если территория сдана,без боя ее никто не вернет»). Важно чутко прислушиваться к себе и к своим потребностям. В чем мы готовы идти на компромисс. И что для нас совсем недопустимо. При желании практически всегда можно найти пространство для маневра. Лично я - за гибкость и дипломатию.
Прежде всего, внимательно слушаем просьбу. Можно задавать уточняющие вопросы: как, что, где, когда, почему. Если нужно время на размышление, не понятно каким образом отреагировать, или трудно сразу сказать «нет», берём паузу. Просто говорим: «Я сейчас не готов(а) Вам ответить»; «Мне нужно сначала проверить свое расписание»; «Мне надо подумать, я дам Вам знать позже». За это время можно собраться с мыслями и дать удобный для себя вариант ответа:
А ещё «нет» можно сказать по-разному. Тихо, осторожно, робко, извиняющимся голосом. Сжав плечи, закрывшись руками, не зная, куда девать глаза. Такое нерешительное «нет». Или же с нажимом, чётко, однозначно, не терпящим возражений тоном. Приняв сильную уверенную позу: прямая спина, расслабленные плечи, приподнятый подбородок и открытые руки. При этом внимательно и дружелюбно глядя в глаза собеседнику. И всем вокруг становится понятно, что это действительно «нет».
Если пока сложно отказывать, то лучше подготовиться заранее. Понаблюдать за знакомыми, которые мастерски умеют говорить «нет». Потренироваться дома перед зеркалом. Заготовить убедительные фразы на разные случаи жизни. Например, для отказа от сверхурочной работы могут подойти: «У меня на это время уже назначена встреча», или «У меня есть договорённости на этот вечер». Можно честно сказать: «Что-то я совсем устал(а). Трудно сосредоточиться. Если я высплюсь, завтра утром я буду гораздо эффективнее и быстрее смогу закончить эту работу».
Иногда можно предотвратить просьбы о дополнительной работе. Особенно, если есть веские основания для этого: важный тендер, корпоративный аудит, проверка налоговой или трудовой инспекции, большой новый проект. Лучше заранее оповестить коллег о таких обстоятельствах, например, на совещании. Объяснить про приоритеты, обозначить временные рамки и попросить в этот сложный период обращаться только с действительно важными вопросами.
Каждая ситуация, когда мы стоим перед выбором сказать «да» или «нет», по-своему уникальна. Только мы знаем, что для нас важно, какие риски могут быть в случае отказа. Невозможно предложить готовые рецепты на все случаи жизни. Я собрала наиболее часто встречающиеся запросы, когда трудно говорить «нет». Здесь важно понять логику, а свои действия можно скорректировать в зависимости от ситуации.
Чаще всего сложности возникают в трёх случаях: невыполнимые сроки, задача из чужой сферы ответственности и нелепое, с нашей точки зрения, поручение. На самом деле зачастую можно обойтись без прямого «нет». Во всех ситуациях важно следовать одному правилу: проявлять понимание, участие и пытаться найти конструктивное решение проблемы. Давайте разберёмся с каждым случаем:
Невыполнимые сроки.
Мы лучше других знаем нашу степень загруженности и лучше других понимаем, сколько времени необходимо на
выполнение той или иной работы. Если сроки новой задачи кажутся нереальными, необходимо об этом сообщить
руководителю как можно раньше. Прежде всего надо сделать обратный отсчёт от предполагаемых сроков и
обсудить каждый этап работы с учётом необходимых согласований, получения данных от других отделов,
отпусков задействованных сотрудников, пересечения с дедлайнами в других проектах и т.д.
Большинство руководителей - вполне адекватные люди, которым не нужны лишние риски. Вместе можно найти решение: удлинить срок выполнения данной задачи, по-другому расставить приоритеты и изменить дедлайны для других проектов, выполнить задачу частично. Общая рекомендация в этом случае: выражаем свою заинтересованность, подробно обсуждаем все «как» и «почему» и убеждаем руководителя принять приемлемое для нас по срокам решение.
Задача из чужой сферы ответственности.
Наверное, в любой компании есть мастера международного класса по перекладыванию своей работы на чужие
плечи. Они за чашкой кофе легко убедят руководителя, что этот проект должны вести именно вы. И в
этом случае тоже не стоит сразу говорить «нет». Сначала выясняем детали задания. И оцениваем в чьей
зоне ответственности лежит эта задача.
А дальше реагируем по обстоятельствам. Проект может оказаться интересным и почему бы не порулить им,
заранее обговорив с руководителем обязательный вклад всех остальных участников процесса. В этом
случае мы демонстрируем лояльность компании. Но при этом сами выбираем то, что нам интересно.
Если же проект так себе и/или совсем нет времени, показываем руководителю, что проект не в нашей
зоне ответственности. Выражаем готовность внести свой вклад с учётом всех остальных дедлайнов.
И пусть эту работу делают те, кто должен.
Нелепое поручение
Иногда случается и такое. Особенно если работаешь в крупной западной компании. Просто диву даёшься, что
может прийти в голову руководителям из штаб-квартиры. В этом случае ни в коем разе нельзя сразу говорить
«нет». Даже если на 200% уверен, что задача дурацкая. Не стоит спорить и ставить руководителя в неловкое
положение.
Лучше выяснить все детали и подготовиться. А через пару дней изложить (сначала по электронной почте) свои опасения и риски, которые грозят в случае выполнения этого задания. Часто задача трансформируется во что-то более удобоваримое. Иногда руководитель решает, что ее не надо делать совсем. А бывает, несмотря ни на что, приходится делать дурацкую работу. Это жизнь.
«Нет» подчинённым не так просто, как может показаться на первый взгляд. Результат их работы – это наша зона ответственности. И вот здесь начинается путаница. Чью работу мы делаем, когда проверяем презентации или отчёты; сами исправляем ошибки, чтобы было быстрее; решаем проблемы, с которыми не справились подчинённые?
Скорее всего, не свою. В конце концов они получают за это заработную плату. Поэтому спокойно и доброжелательно говорим «нет» в ситуациях, когда подчинённые якобы не могут с чем-то справиться. Вместе разбираем все вопросы, неясности, недочёты. Даём возможность решить проблему самостоятельно. Так больше шансов, что они научатся и приобретут нужные навыки.
«Нет» манипуляторам. Не всегда достаточно сказать «нет», чтобы обозначить свои границы. Иногда собеседник не хочет принимать отказ и пытается «надавить» на жалость, стыд, вину, чувство долга. В таких случаях необходимо оставаться вежливым, но твёрдым. После каждой новой попытки манипуляции надо повторять тем же самым тоном те же самые слова отказа, пока сообщение не дойдёт до адресата. Эта техника носит название «заезженной пластинки». И она весьма действенна.
На самом деле учиться говорить «нет» может оказаться весьма интересным и полезным занятием. Польза очевидна: остаётся больше времени для себя, больше энергии, удовлетворения. Реально растёт самооценка. И окружающие начинают воспринимать нас по-другому. Человек с хорошими границами всегда вызывает уважение.