Если в компании есть проблемы с эффективностью, сотрудники находятся в постоянном стрессе, слишком много работают и слишком мало успевают, вполне возможно, что одна из основных причин такой ситуации – работа в режиме многозадачности.
Ускоряющийся темп жизни, стремление все успеть и быть эффективным, необходимость постоянно реагировать на настойчивые звонки, сообщения в почте, мессенджерах заставляет делать несколько дел одновременно. Это сегодня стала нормой. Но какую цену мы за это платим? Постоянное переключение с задачи на задачу приводит мозг в состояние перевозбуждения. Мы теряем способность к концентрации, находимся в постоянном напряжении от накопившихся задач, все больше устаем и совершаем больше глупых ошибок.
Такое понятие, как «многозадачность» появилось только в 60-х годах прошлого века. Изначально оно применялось к компьютерам. Была изобретена технология быстрого переключения процессора между несколькими задачами. И тогда кому-то в голову пришла идея, что это полезный навык и для людей тоже, что таким образом можно повысить эффективность и сэкономить кучу времени.
На самом деле, наш мозг абсолютно не приспособлен к многозадачности. В отличие от 60-х годов прошлого века, сейчас, с помощью современных методов исследования можно увидеть, что происходит с мозгом, когда туда поступают конкурирующие задачи и к чему это приводит.
Многозадачность может привести к необратимым повреждениям мозга
Исследования, проведенные в Университете Сассекса (Великобритания), показали,
что в результате многозадачности уменьшается плотность мозга в области
передней поясной извилины. В результате становится сложнее выполнять
следующие функции: переключать внимание с одного объекта на другой,
переключаться с одной мысли на другую, видеть различные варианты решений. А
также снижается эмпатия и способность контролировать свои эмоции.
Многозадачность снижает эффективность и умственную работоспособность По словам Эрла Миллера, нейробиолога из Массачусетского технологического института, «когда мы переключаемся между задачами, процесс часто кажется плавным, но на самом деле он требует ряда изменений».
Во время любой умственной работы задействована рабочая память, которая может работать только над одной задачей. Когда надо переключиться на другую задачу, мозг перегружает всю информацию, связанную с первой задачей, в промежуточную память, ищет необходимую информацию по второй задаче в долгосрочной памяти, загружает ее в рабочую память. Для того чтобы вернуться к первой задаче, мозг должен выгрузить информацию, связанную со второй задачей из рабочей в промежуточную память, извлечь информацию по первой задаче из промежуточной памяти и поместить ее в рабочую.
В исследовании, проведенном в Калифорнийском университете, обнаружили: для того, чтобы полностью вернуть концентрацию на задаче после переключения на что-то другое, требуется в среднем 23 минуты и 15 секунд. И это только при одном переключении! Можно представить сколько времени тратится впустую при переходе с задачи на задачу в течение дня. Теряется не только время, но также энергия, качество и продуктивность.
Многозадачность снижает способность к концентрации
Нейробиолог Даниэль Левитин говорит о том, что привычка перескакивать с
задачи на задачу по своей природе похожа на зависимость от наркотиков и
называется «тяжелая информационная зависимость при синдроме
многозадачности». В ходе эволюции главным было выживание человека.
Окружающая среда таила много опасностей, поэтому переключать внимание при
малейшем изменении вокруг было жизненной необходимостью. Чтобы закрепить
этот полезный навык для выживания, мозг научился вырабатывать дофамин –
гормон, который приносит удовольствие.
Сейчас все наоборот: нет необходимости следить за всем, что происходит вокруг, зато важно уметь концентрироваться. Но при переключении внимания мозг по- прежнему вырабатывает дофамин. Поэтому так трудно не отвлекаться и удерживать концентрацию. Если постоянное переключение внимания превратилось в привычку, очень сложно разорвать цикл: отвлечение, доза дофамина, потребность в новом отвлечении и новой дозе дофамина. Тем, кому удается победить эту привычку, учиться концентрироваться приходится заново.
Многозадачность снижает IQ
В своей книге «Мозг. Инструкция по применению» Дэвид Рок пишет про привычку
постоянно отвлекаться на электронные сообщения: «В ходе исследования,
проведенного в Лондонском университете, выяснилось, что постоянное общение
по электронной почте и обмен текстовыми сообщениями снижает умственные
способности человека в среднем на 10 пунктов по шкале IQ. Эффект тот же, что
после бессонной ночи. И он втрое превышает эффект от курения марихуаны».
Многозадачность снижает эмоциональный интеллект (EQ)
Согласно исследованиям Трэвиса Брэдберри, эксперта в области эмоционального
интеллекта, EQ - общая черта у 90% лучших исполнителей в любой области. Но, в
результате многозадачности уменьшается плотность мозга в области передней
поясной извилины, в результате снижается эмпатия и способность контролировать
свои эмоции (см. пункт 1), а это и есть важнейшие составляющие эмоционального
интеллекта.
Многозадачность создает стресс и тревогу
При хроническом переутомлении, к которому приводит многозадачность, уровень
гормонов стресса в крови становится хронически высоким. Возбуждение
лимбической системы (области мозга, ответственной за эмоции) заставляет чаще
негативно реагировать на любую ситуацию. Все вокруг превращается в угрозу.
Отсюда и чувство тревоги. А когда ничего не успеваешь, дела растут как снежный
ком. Тревога перерастает в панику. Потеря контроля над ситуацией очень страшна
для мозга.
Многозадачность приводит к эмоциональному выгоранию
По словам нейробиолога Даниэеля Левитина, многозадачность перегружает мозг и
истощает энергию: «Когда мозгу приходится быстро переключаться между
задачами, префронтальная кора и полосатое тело начинают потреблять больше
кислорода и глюкозы: именно эти вещества способствуют сохранению
концентрации. В режиме многозадачности мозг сжигает это топливо с огромной̆
скоростью, в силу чего мы чувствуем усталость, а внимание рассеивается».
Постоянная работа в режиме многозадачности приводит к хроническому переутомлению. Свое влияние также оказывает хронический стресс (см. пункт 6). Организм постепенно истощается и в результате наступает эмоциональное выгорание – состояние, когда нет ни сил, ни чувств, ни радости в жизни.
Многозадачность убивает креативность
Нейробиолог Эрл Миллер считает, что многозадачность и креативность
несовместимы. Стадии креативности: приобретение, обработка, осмысление и
анализ информации, требуют умения концентрироваться. А еще надо уметь
расслабляться и не забивать мозг лишней информацией.
Ведь большинство креативных идей возникает именно в расслабленном состоянии: в душе, на пробежке, в постели. Потому что в это время у мозга достаточно мыслительных ресурсов на поиск и рекомбинацию информации. Постоянное переключение с задачи на задачу снижает способность к концентрации и перегружает мозг. Поэтому ему не хватает ресурсов на креативную деятельность.
Многозадачность приводит к глупым решениям
При постоянном переключении с задачи на задачу приходится принимать кучу
решений по самым разным поводам: отвечать на сообщение или нет, позвонить
сейчас или потом, соглашаться с мнением коллеги или нет, что лучше сказать в
ответ и так далее. Мы расходуем массу ресурсов при принятии каждого решения,
независимо от того, важное оно или нет.
В своей книге «Организованный ум» Даниэл Левитин пишет: «При повышении нагрузки на мозг мы первым делом перестаем контролировать импульсивные проявления, а затем в силу стремительной траты ресурсов, приняв тучу решений по несущественным вопросам, обязательно делаем ошибку, разбираясь с серьезной задачей».
Стремление делать много дел одновременно приводит к тому, что в буддизме называют «обезьяним умом»: нестабильный, беспокойный, непоследовательный, противоречивый и плохо контролируемый образ мышления. Противоположностью которому является состояние потока: полное включение в один вид деятельности, которое сопровождается приливом энергии, чувством полного удовлетворения и мастерства. Исследователи из Гарвардского университета обнаружили, что самые эффективные работники перемещают фокус внимания нечасто, а неорганизованные сотрудники могут делать это до 500 раз за рабочий день.
В своей книге «Освободи мозг» врач – нейропсихиатр Тео Компернолле приводит интересные факты: «30 минут непрерывной̆ работы над одной̆ задачей̆: в три раза эффективнее, чем три захода по 10 минут; в четыре раза эффективнее при выполнении сложных задач; в 10 раз эффективнее, чем 10 заходов по три минуты».
И еще: «Большинство работников умственного труда работают в среднем над 65 задачами одновременно. Они безотрывно работают над одной̆ задачей̆ от 3 до 11 минут, прежде чем кто-то или что-то отвлечет их внимание; после этого им требуется не меньше 25 минут, чтобы вернуться к первоначальной̆ задаче; в 40% случаев они так и не возвращаются к первоначальной̆ задаче». Незавершенные дела, в свою очередь, негативно сказываются на продуктивности. Эффект Зейгарник помогает понять, почему так происходит.
Эффект Зейгарник – это стремление мозга завершить начатые дела. Как только мы начинаем выполнять какую-то задачу, в мозгу создается напряжение. Оно будет длиться до тех пор, пока мы не закончим начатое и не получим дозу дофамина в качестве награды. Если мы не доводим дело до конца, напряжение будет сохраняться и пытаться вернуть незавершенное дело в рабочую память мозга. Чем больше задач остаются нерешенными, тем больше места они занимают в мозгу. Помимо работы над текущими делами, ему приходится тратить ресурс на множество других, незаконченных дел. Это приводит к стрессу, снижению концентрации и продуктивности, ухудшает способность принимать решения.
Так что, если в компании есть проблемы с эффективностью, эмоциональным выгоранием сотрудников и другими последствиями работы в режиме многозадачности, стоит обратить на это внимание. Провести диагностику несложно. Надо ответить всего на несколько вопросов: как часто сотрудников прерывают и просят работать над чем-то еще, что «горит», «срочно» или «важно»; как часто проекты отстают от графика или завершаются в последний момент; сколько задач (в среднем) одновременно выполняется одним сотрудником?
Часто многозадачность встроена в бизнес-процессы и вшита в корпоративную культуру. Если это так, без серьезных изменений не обойтись. Например, такое распространенное явление, как политика открытых дверей предполагает, что дверь руководителя всегда должна быть открыта для посетителей и он должен быть доступен для любого человека в любое время. С одной стороны, поощряется открытость общения на всех уровнях, а, с другой стороны, формируется культура, когда отвлекать людей от их задач в любое время становится нормой. Если можно это проделывать с руководителем, то, что уж говорить про коллег и тех, кто ниже уровнем.
Политика открытых дверей стала очень популярной примерно в то же время, когда умение работать в режиме многозадачности было обязательным условием приема на работу. Сейчас она считается неэффективной. Лучше устанавливать часы, когда люди смогут обсудить с руководителем действительно важные вопросы. 5-10 минут непрерывного внимания одному человеку будут более продуктивными, чем 30 минут с постоянным отвлечением на что-то еще в режиме многозадачности.
Часто сотрудники, в т.ч. руководители, не знают о вреде многозадачности и поэтому неэффективно расходуют свои ресурсы. Важно помочь им понять к чему приводит постоянное переключение с задачи на задачу и научиться работать более продуктивно. Приемы, которые помогают справиться с многозадачностью достаточно очевидны и могут показаться слишком простыми, но их реальное применение позволяет достичь значительных результатов:
Расстановка приоритетов
Приоритетов не может быть больше пяти. А еще лучше остановиться на трех. Если
приоритетов слишком много, это значит, что компания или отдельный человек
просто не может разобраться, какая задача самая главная.
Существует много методов расстановки приоритетов: матрица Эйзенхауэра, матрица критериев, расстановка приоритетов на основе ценностей, метод АБВ, метод ABCDE и другие. Практически все они основаны на том, что срочность или дедлайны не могут быть главными критериями выбора приоритетов.
В книге «От срочного к важному» Стив Макклетчи пишет, что все задачи можно разделить на две категории — первые направлены на достижение целей и получение преимуществ, а вторые — на избавление от проблем. И если приоритеты преимущественно состоят из задач последней категории — можно быть очень занятым и уставшим, но при этом стоять на месте долгие годы.
Планирование рабочего времени Современные исследования показывают, что человек может работать с высокой интенсивностью не очень долго – в среднем около четырех часов в день. В этот временной промежуток имеет смысл выполнять наиболее важные и сложные задачи. Чем более сложную и менее знакомую работу приходится делать, тем больше времени уходит на переключение между несколькими задачами. В этом случае стоит сконцентрироваться исключительно на одном деле, что позволит сэкономить время и энергию.
Похожие или близкие друг к другу задачи целесообразно объединять в группы. Можно группировать работу с электронной почтой, ответы на звонки, разбор и подпись документов. При переключении между однотипными задачами мозг устает значительно меньше. Имеет смысл заранее определиться сколько раз в день стоит заниматься этими задачами и выделить на них ограниченное время. Например, разбирать электронные сообщения три раза в день по 20 минут в запланированное время.
Планирование перерывов.
Умение планировать и устраивать себе перерывы во время работы – важный
навык. Казалось бы, что может быть проще. На самом деле большая часть людей
не умеет правильно отдыхать. Например, привычка работать более часа подряд,
не поднимая головы, ни к чему хорошему не приводит. Работа мозга замедляется,
теряется концентрация, нужные мысли не приходят в голову, зато внимание
начинает непроизвольно переключаться на посторонние вещи.
К определению частоты перерывов стоит подойти индивидуально. Для кого-то нормально работать час подряд, для кого-то – 45 минут, а кому-то отдых нужен каждые 25 минут. Перерывы откладывать нельзя. На какой бы стадии не находилась работа, надо встать со стула и сделать перерыв. Его длительность зависит от того, сколько вы работали. После 25 минут работы вполне хватит 5-7 минут, после 45-60 минут уже понадобится 10-15 минут отдыха. Перерыв не должен длиться более 20 минут, иначе потом трудно настроиться на работу. Это правило не касается обеденного времени.
Во время перерыва надо обязательно встать и уйти с рабочего места. Можно выйти из офиса на улицу, можно с кем-то поговорить на отвлеченные от работы темы. Категорически не рекомендуется просматривать новостные сайты или заходить в социальные сети. Потому что это не отдых. Для префронтальной коры это просто переключение на другую задачу. Если же отдыхать правильно, то к концу дня усталость будет меньше, сохранится способность к концентрации и работа будет выполнена более эффективно.
Умение отгородиться от отвлекающих моментов
Отвлекающие факторы можно разделить на 2 категории:
С первой категорией справиться проще: заранее спланировать встречи, отключить сигналы, уведомления и оповещения на всех электронных устройствах. Проверять почту несколько раз в день в установленное время. Выработать полезную привычку: во время работы над задачей даже на минуту не отвлекаться на социальные сети, новости, мессенджеры.
Со второй категорией справиться несколько сложней, но тоже возможно. Например, в случае с неожиданными посетителями может выручить простой стикер на двери с просьбой приходить после определенного времени. От шумных коллег, особенно в опенспейсе, может защитить генератор белого шума. Это такое устройство, которое маскирует раздражающие звуки и дает возможность полностью сосредоточиться на работе. Качественные наушники также вполне способны решить эту проблему.
Не всегда возможно предупредить возникновение помех, но вполне реально контролировать свою реакцию. Если все-таки пришлось прервать работу над задачей, главное – сохранять спокойствие и намерение доделать начатое. Стоит быстро разобраться с отвлекающим фактором и как можно скорее вернуться к прерванной работе.
«Парковка» идей, не связанных с выполняемой работой.
Эта практика хорошо помогает в индивидуальной работе. Например, когда
работаешь над какой-то задачей и в голову пришла идея, никак не связанная с тем,
что делаешь, лучше записать ее в заметки и вернуться к работе. Иначе эта идея
засядет в голове и не даст нормально работать. Если сразу «парковать»
посторонние мысли, они точно не собьют с выбранного курса.
Не менее полезна эта практика и в групповой работе. Наверное, у каждого есть печальный опыт присутствия на совещаниях, когда повестка была определена нечетко, или постоянно происходило переключение на посторонние вопросы. Скорее всего, такие совещания затягивались и проходили впустую, без каких-то значимых решений. Поэтому во время групповой работы лучше придерживаться повестки. А не связанные с ней вопросы, особенно если они не требуют немедленного решения, лучше «запарковать» и вернуться к ним в назначенное время.
Правда жизни такова, что мы никогда в жизни не сможем преодолеть врожденные ограничения мозга в обработке информации и поэтому не сможем работать в режиме многозадачности. Поэтому, если компании важно, чтобы сотрудники были в хорошей форме и работали по максимуму эффективно, придется безжалостно искоренять многозадачность. Хотя это непросто, результат того стоит.
Источники
«Гиперфокус. Как я научился делать больше, тратя меньше времени», Крис Бэйли,
издательство «Альпина Паблишер», 2019
«Миф о многозадачности», Дейв Креншоу, издательство «Эксмо», 2010
«Мозг. Инструкция по применению. Как использовать свои возможности по максимуму и
без перегрузок», Дэвид Рок, издательство «Альпина Паблишер», 2013
«Наука успеха. Как фокусироваться на важном и найти свой уникальный путь», Исайа
Хенкель, издательство «Альпина Паблишер», 2019
«Однозадачность», Девора Зак, издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2017
«Организованный ум. Как мыслить и принимать решения в эпоху информационной
перегрузки», Дэниел Левитин, издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2019
«Освободи мозг. Что делать, когда слишком много дел», Тео Компернолле, издательство
«Альпина Паблишер», 2019
«От срочного к важному», Стив Макклетчи, издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2014
«Эссенциализм. Путь к простоте», Грег МакКеон, издательство «Манн, Иванов и Фербер»,
2014
